Xử lý đóng nhầm học phí

Bài viết hướng dẫn bạn cách xử lý trong trường hợp đóng nhầm học phí.

Để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và minh bạch, Easy Klass không khuyến khích việc sửa, xóa các khoản liên quan tới tài chính của trung tâm. Và mọi hành động này đều sẽ được lưu lại trong lịch sử.

Vì vậy, thay vì sửa hay xóa khoản học phí đã đóng nhầm, bạn nên tạo một khoản học phí mới, nội dung ngược với khoản học phí đã đóng, cùng số tiền âm (được tính là chi tiền). Như vậy, học sinh sẽ trở về trạng thái trước khi đóng nhầm và tổng số tiền thu sẽ về 0, tài chính của trung tâm sẽ không bị ảnh hưởng. Sau đó, thực hiện đóng học phí như bình thường.

Ví dụ:
Bạn vừa đóng nhầm một khoản học phí: Học sinh Nguyễn Văn A đóng học tháng 4/2020 5/2020, bỏ đóng tháng 3/2020 lớp Hóa học 5 hết 1,000,000.

Cách xử lý:
Tạo một khoản học phí với nội dung: “Học sinh Nguyễn Văn A đóng học tháng 3/2020, bỏ đóng tháng 4/2020 5/2020 lớp Hóa học 5 hết -1,000,000 – Xóa học phí đóng nhầm trước đó”.
Sau đó, thực hiện đóng học phí như bình thường.

Cụ thể các bước:
Bạn có thể tham khảo cách đóng học phí chi tiết ở đây. Bạn cần thay tên, lớp, các tháng và số tiền như tình hình thực tế.

Bước 1: Tìm tới màn hình “Học phí”.

Bước 2: Tìm tới học sinh đã đóng nhầm “Nguyễn Văn A”

Bạn có thể tìm học sinh này ở trong lớp “Hóa học 5” bên “Đã đóng tiền” hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm của Easy Klass.

Bước 3: Trong thông tin học sinh, nhấn nút “Học phí” ở phía dưới.

Bước 4: Trong hộp thoại “Đóng học phí”, nhập thông tin học phí.
Thông tin học phí bao gồm:

• Lớp: chọn lớp “Hóa học 5” hoặc lớp khác như thực tế.
• Tháng đóng học: bỏ tích tháng 4 và 5, tích thêm tháng 3 trong năm 2020.
• Các khoản phí: nhập số tiền âm “-1000000” trong phần học phí. Điều này rất quan trọng, cần phải đúng bằng số tiền đã thu nhầm trước đó, với dấu âm.
• Thông tin thêm: là lí do sửa, xóa khoản học phí, như “Xóa học phí đóng nhầm trước đó”.
• Nội dung hiển thị trong tài chính: là thông tin Easy Klass sẽ tự sinh ra dựa theo các thông tin đã nhập phía trên. Theo ví dụ sẽ là “Học sinh Nguyễn Văn A đóng học tháng 3/2020 bỏ đóng tháng 4/2020 5/2020 hết -1,000,000 – Xóa học phí đóng nhầm trước đó”.

Bước 5: Nhấn nút “Xác nhận” phía dưới để lưu lại.

Bước 6: Sau khi xử lý, học sinh sẽ trở thành “chưa đóng tiền” ở các tháng bỏ đóng. Bạn có thể tiếp tục thực hiện đóng học phí theo tháng bình thường.

Đối với trường hợp trung tâm sử dụng chế độ đóng học phí theo hạn, bạn có thể thực hiện như ở trên. Thay vì bỏ tích tháng, bạn chuyển ngày hết hạn về trước khi đóng nhầm. Sau đó, thực hiện đóng học phí theo hạn.

Easy Klass Team