Quản lý học phí

Lưu ý trước khi sử dụng tính năng đóng học phí

Đối với việc thu học phí, đối với tháng hiện tại (VD hiện giờ đang là 15/8/2019, tháng hiện tại là tháng 8), tất cả học sinh đang đi học và đang ở một lớp nào đó (dù chưa được điểm danh, chưa đi học) nhưng vẫn sẽ được hiển thị tại danh sách chưa đóng học phí.

Tuy nhiên khi kiểm tra tháng 7 (hoặc các tháng trước), những học sinh không đi học, không được điểm danh (số buổi điểm danh = 0), của tháng 7 sẽ không được hiển thị tại mục chưa đóng tiền.

Bên cạnh đó, dữ liệu điểm danh sẽ được lấy làm cơ sở tính lương cho giáo viên, nếu không điểm danh, giáo viên sẽ không có tiết dạy dẫn đến kết quả tính lương sai.

2 chế độ đóng học phí của Easy Klass

Hiện tại, Easy Klass cung cấp cho bạn 2 phương pháp thu đóng học phí:
+ Đóng học phí theo hạn: Học viên đóng học phí cho một khoảng thời gian xác định, thường thích hợp với khóa học có thời gian chính xác hay các học viên đóng và đi học vào thời gian không cố định như phòng gym, hội viên club…
+ Đóng học phí theo tháng: Học viên đóng học phí theo lịch hàng tháng, có thể đóng nhiều tháng một lần, thích hợp với các lớp bình thường có lịch học cố định và lâu dài.

Các bạn hãy chọn chế độ đóng học phí thích hợp với trung tâm của mình ở màn hình “Cài đặt”.

Chỉ có chủ trung tâm, admin hay người được cấp quyền quản lý học phí mới sử dụng được tính năng thu học phí.

1. Đóng học phí theo tháng

Sau khi chọn chế độ đóng học phí theo tháng, bạn hãy thực hiện theo các bước sau khi có học sinh cần đóng học phí.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm tới màn hình “Học phí”. Ở “Bảng điều khiển”, nhấn nút góc trên bên trái. Trong dách sách các tính năng, chọn màn hình “Học phí”.

Bước 2: Màn hình học phí là nơi thực hiện việc thu các khoản học phí của trung tâm. Danh sách học sinh được chia thành “Đã đóng tiền” và “Chưa đóng tiền” dựa theo các tháng đã đóng trước đó và khoảng thời gian phía trên. Bạn có thể thay đổi nhanh thông tin học phí của lớp bằng cách nhấn vào biểu tượng bên phải tên lớp.

Để thực hiện thu học phí cho một học sinh, bạn cần tìm tới lớp mà học sinh đó đang theo học, rồi chọn tên học sinh. Bạn cũng có thể tìm học sinh nhanh hơn bằng cách sử dụng tính năng “Tìm kiếm” ở góc trên bên phải.

Bước 3: Sau khi chọn được học sinh cần đóng học phí, hộp thoại thông tin chi tiết của học sinh hiện lên. Để tiếp tục, bạn cần nhấn nút “Học phí” phía dưới.

Bước 4: Trong hôp thoại “Đóng học phí”, bạn cần nhập thông tin học phí bao gồm:
+ Tháng đóng học: các tháng có dấu tích là đã đóng, học sinh đóng tiền tháng nào thì tích thêm tháng đó, bỏ tích nếu học sinh bỏ đóng học phí. Bạn có thể nhấn vào 2 icon phía trên và dưới tháng năm để chuyển sang năm khác.
+ Tiền nhận thêm: Easy Klass sẽ tự động tính toán số tiền cần đóng dựa theo học phí/ tháng của lớp học sinh đang theo học, bạn có thể chỉnh sửa dựa theo tình hình thực tế. Nhấn “OK” bên phải để xác nhận (nếu có). Nếu học viên bỏ đóng học và lấy tiền lại, hãy nhập số âm.
+ Thông tin thêm: là thông tin đặc biệt, cần lưu ý khi học sinh đóng học phí như bảo lưu, giảm học phí,…
+ Lớp: đối với trường hợp học sinh theo học nhiều lớp, có thể chọn lớp khác để Easy Klass tính lại tiền cần đóng theo lớp mới.

Dựa theo thông tin học phí đã nhập, Easy Klass sẽ tự sinh ra một đoạn thông tin để lưu lại trong màn hình “Tài chính.”

Bước 5: Sau khi nhập xong thông tin học sinh đóng học phí, bạn cần nhấn “Xác nhận” để lưu lại.

Sau khi xác nhận, Easy Klass sẽ tạo ra một hóa đơn dựa theo thông tin học phí phía trên. Bạn có thể chụp hình để lưu lại hoặc gửi cho học sinh, phụ huynh, người đóng học nếu cần.

Đồng thời, một bản ghi tài chính chứa thông tin về khoản học phí đã thu như thời gian, số tiền, nội dung hay email người thu sẽ được lưu ở màn hình “Tài chính”. Tổng tiền cũng thay đổi dựa theo số tiền thu được.

2. Đóng học phí theo hạn

Đối với trường hợp trung tâm sử dụng chế độ đóng học phí theo hạn.

Bước 1: Như phía trên, đầu tiên bạn cần tìm tới màn hình “Học phí”.

Bước 2: Trong màn hình “Học phí”, danh sách học sinh được chia thành “Đã đóng tiền” và “Chưa đóng tiền” dựa theo ngày hết hạn ở lần đóng học phí trước đó và thời gian hiện tại đã chọn.

Để thực hiện thu học phí, bạn cần tìm tới tên học sinh ở lớp học sinh đang theo học. Bạn có thể sử dụng tính năng “Tìm kiếm” ở góc trên bên phải để tìm học sinh nhanh hơn.

Bước 3: Sau khi chọn học sinh cần đóng học phí, hộp thoại thông tin chi tiết xuất hiện, hãy nhấn nút “Học phí” phía bên dưới.

Bước 4: Trong “Đóng học phí”, bạn cần nhập thông tin học phí bao gồm:
+ Ngày bắt đầu: là ngày học sinh bắt đầu học theo khoản học phí đang đóng.
+ Ngày hết hạn: là ngày hết hạn sau khi học sinh đóng học phí, bắt buộc phải có.
+ Tiền nhận thêm: là số tiền trung tâm thu tương ứng khoảng thời gian học phía trên của học viên. Easy Klass sẽ tự động tính toán số tiền học sinh phải đóng dựa theo lịch học, số tiết học trong khoảng thời gian trên và học phí/ tiết học của lớp, nhấn OK bên phải để xác nhận (nếu có). Bạn có thể chỉnh sửa số tiền nhận thêm dựa theo tình hình thực tế. Nếu học viên rút lại tiền học, hãy nhập số âm.
+ Thông tin thêm: là thông tin đặc biệt, cần lưu ý khi học sinh đóng học phí như bảo lưu, giảm học phí…
+ Lớp: đối với trường hợp học sinh theo nhiều lớp, bạn có thể chọn lớp khác để Easy Klass tính toán lại số tiền cần đóng.

Bước 5: Sau khi nhập đầy đủ thông tin đóng học phí theo hạn của học sinh, nhấn “Xác nhận” phía dưới để lưu lại.

Easy Klass sẽ tự động tạo ra một hóa đơn. Bạn có thể chụp màn hình để lưu lại, gửi cho học sinh, phụ huynh nếu cần thiết.

Một bản ghi với thông tin như số tiền, thời gian, nội dung, email người thu của khoản học phí sẽ được lưu lại ở màn hình “Tài chính”. Tổng tiền cũng thay đổi theo số tiền học phí đã thu.

Chú ý: Thông tin lịch sử các khoản học phí học sinh đã đóng được lưu trong thông tin chi tiết của học sinh. Điều này giúp bạn quản lý học sinh cũng như tình hình đóng học phí của học sinh tốt hơn.

Easy Klass mong rằng các bạn cảm thấy đơn giản, rõ ràng hơn trong vấn đề quản lý học phí. Mọi đóng góp hay phản hồi từ các bạn đều quan trọng và đáng quý để Easky Klass trở nên hoàn thiện và phục vụ mọi người tốt hơn.

Easy Klass Team