Quản lý tài chính

Tài chính luôn là vấn đề quan trọng của các doanh nghiệp hay trung tâm đào tạo. Easy Klass cung cấp cho bạn một cách quản lý tài chính trung tâm một cách đơn giản mà hiệu quả nhất. Bạn có thể theo dõi thông tin chi tiết lịch sử các khoản thu và chi. Từ đó, người dùng có cái nhìn đúng đắn, rõ ràng và minh bạch tình hình tài chính cũng như có kế hoạch phát triển trung tâm.

Chỉ có chủ trung tâm hay admin mới sử dụng được những tính năng này. Người được cấp quyền quản lý tài chính chỉ được phép thêm mới khoản tài chính. Mọi hành vi sửa chữa tài chính và người thực hiện sẽ được lưu lại trong lịch sử.

Sau đây, Easy Klass sẽ hướng dẫn bạn sử dụng tính năng quản lý tài chính đúng cách và hiệu quả nhất.

1. Thêm mới khoản tài chính:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm tới màn hình. Đây là nơi lưu trữ tất cả thông tin các khoản thu và chi của trung tâm. Ở màn hình “Bảng điều khiển”, nhấn vào nút góc trên bên trái, sau đó chọn màn hình “Tài chính”.

Bước 2: Trong màn hình “Tài chính”, nhấn vào nút “+” góc dưới bên phải để thêm mới khoản tài chính.

Bước 3: Hộp thoại “Thêm tài chính” xuất hiện. Ở đây, bạn hãy nhập thông tin chi tiết của khoản tài chính bao gồm:
-Tiêu đề: là thông tin, lý do thu hoặc chi của khoản tài chính. Bạn nên ghi rõ và chi tiết.
-Tiền: là chính xác số tiền bạn thu vào hoặc bỏ ra. Nếu bạn nhập số âm, khoản tài chính sẽ được tính là chi tiền. Nếu bạn nhập số dương thì được tính là khoản thu.
-Bỏ qua thống kê: nếu bạn chọn, khoản tài chính vẫn được lưu lại nhưng sẽ không được sử dụng để thống kê trong tính năng thống kê của Easy Klass. Thường được chọn khi khoản tài chính là của cá nhân người dùng và không phải khoản thu chi chung của trung tâm.

Bước 4: Sau khi nhập đúng thông tin, nhấn “Xác nhận” để lưu lại. Easy Klass sẽ lưu lại một bản ghi tài chính với các thông tin: tiêu đề, nội dung, số tiền, thời gian và email tài khoản người thêm tài chính.

Chú ý: Sau khi tạo mới khoản tài chính, để giúp người dùng tiện theo dõi, những khoản thu tiền sẽ có nền bên trái màu xanh, các khoản chi tiền có nền bên trái màu đỏ. Tổng tiền sẽ được tính lại dựa theo số tiền thu hoặc chi đã thêm.

2. Sửa thông tin khoản tài chính

Đối với những khoản tài chính mà người dùng bị nhầm lẫn hay cần chỉnh sửa. Easy Klass cho phép chủ trung tâm hay admin sửa thông tin tài chính cho chính xác, nhưng thông tin về người sửa sẽ được lưu lại.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm tới màn hình “Tài chính”.

Bước 2: Trong màn hình “Tài chính”, bạn cần tìm tới khoản tài chính cần sửa. Sau khi tìm tới khoản tài chính cần sửa, nhấn vào biểu tượng “Bút chì” phía dưới để thực hiện sửa.

Chú ý: bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm dựa vào tiêu đề của khoản tài chính hoặc chỉnh sửa khoảng thời gian để tìm kiếm nhanh hơn.

Bước 3: Hộp thoại “Sửa tài chính” xuất hiện. Bạn có thể thay đổi thông tin tiêu đề hoặc số tiền sao cho chính xác rồi nhấn “Xác nhận” để lưu lại.

Sau khi sửa khoản tài chính, thông tin sẽ được lưu và tổng tiền sẽ được tính lại dựa theo số tiền đã sửa.

Đối với người dùng được cấp quyền quản lý tài chính trung tâm không được phép sửa, bạn có thể thêm khoản tài chính mới với tiều đề là lý do sửa và số tiền là số tiền chênh lệch cần sửa.

3. Xóa thông tin khoản tài chính:

Tính năng này chỉ có chủ trung tâm có thể thực hiện, giúp người dùng loại bỏ khoản tài chính không đúng như đã lưu.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm tới màn hình “Tài chính”.

Bước 2: Trong màn hình “Tài chính”, bạn cần tìm tới khoản tài chính cần xóa. Có thể sử dụng chức năng tìm kiếm dựa theo tiêu đề hoặc chỉnh sửa khoảng thời gian nếu cần thiết.

Sau khi tìm tới khoản tài chính, nhấn vào biểu tượng “Thùng rác” ở phía dưới.

Bước 3: Một hộp thoại cảnh báo xuất hiện, nhấn “Xác nhận” để thực hiện xóa.

Sau khi xóa, bản ghi khoản tài chính sẽ bị loại bỏ khỏi dữ liệu, nhưng hành động sẽ được lưu lại trong lịch sử của trung tâm. Tổng tiền sẽ được tính lại theo khoản tài chính đã xóa.

4. Cập nhật tổng tiền:

Tổng tiền được tính dựa theo tổng tất cả các khoản thu chi được lưu trong cơ sở dữ liệu. Khi người dùng cảm thấy tổng tiền không hiển thị đúng hoặc theo ý muôn, Easy Klass cung cấp tính năng thay đổi tổng tiền một cách tự động hoặc thủ công.

Chỉ có chủ trung tâm hoặc admin có thể thực hiện tính năng này.

4.1. Cập nhật tổng tiền tự động

Bước 1: Bạn cần tìm tới màn hình “Tài chính”.

Bước 2: Trong màn hình tài chính, nhấn vào biểu tượng “Cập nhật” bên trái tổng tiền.

Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện, bạn nhấn vào “Tự động” để thực hiện cập nhật tự động. Easy Klass sẽ thực hiện tính lại tổng tất cả các khoản thu và chi của trung tâm đã được lưu trong cơ sở dữ liệu.

4.2 Cập nhật thủ công

Sau khi cập nhật tự động nhưng tổng tiền vẫn không hiển thị đúng theo ý muốn, bạn có thể sử dụng tính năng cập nhật thủ công.

Bước 1: Giống như phía trên, bạn cần tìm tới màn hình “Tài chính”.

Bước 2: Trong màn hình “Tài chính”, bạn cần nhấn nút “Cập nhật” ở phía bên trái tổng tiền.

Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện, bạn cần nhấn nút “Thủ công” để tự mình chỉnh sửa tổng tiền.

Bước 4: Trong hộp thoại cập nhật tổng tiền, bạn cần nhập số tiền muốn hiển thị theo ý muốn. Sau khi nhập xong, nhấn “Xác nhận”.

Bước 5: Hộp thoại cảnh báo xuất hiện, bạn nên xem lại nội dung đã thay đổi rồi nhấn “Xác nhận” để lưu lại.

Sau khi thực hiện cập nhật tổng tiền thủ công, tổng tiền sẽ được hiển thị đúng như số tiền bạn đã nhập. Đồng thời, một bản ghi tài chính được lưu lại với nội dung: chỉnh sửa tổng tiền, số tiền là số tiền chênh lệch trước và sau khi sửa, thời gian, email tài khoản của người sửa.

Chú ý:

Các khoản thu học phí cũng được lưu ở màn hình tài chính.
Mọi hành động thêm mới, chỉnh sửa hay xóa tài chính của trung tâm đều được lưu lại trong phần lịch sử. Chủ trung tâm, admin có thể theo dõi tất cả hoạt động của trung tâm, giúp việc quản lý trung tâm trở nên đơn giản hơn.

Trên đây, Easy Klass đã hướng dẫn bạn thực hiện quản lý tài chính trung tâm mình. Mong rằng các bạn sẽ có cái nhìn đơn giản và đúng đắn khi sử dụng phần mềm. Mọi đóng góp hay phản hồi từ các bạn là điều quan trọng và đáng quý để ứng dụng trở nên tốt hơn.

Easy Klass Team